Hàng trăm, hàng nghìn nhân sự – doanh nghiệp vẫn có thể quản lý và ký Hợp đồng Lao động điện tử tập trung, nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc ký mới, gia hạn hoặc điều chỉnh Hợp đồng Lao động (HĐLĐ) theo phương thức truyền thống thường phát sinh nhiều công việc: nhập liệu, in ấn, trình ký, gửi hồ sơ, theo dõi tiến độ và lưu trữ.
Khi số lượng hợp đồng lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn mỗi năm, quy trình thủ công có thể khiến bộ phận Nhân sự – Hành chính – Pháp chế mất nhiều thời gian và nguồn lực để kiểm soát.
Doanh nghiệp của Anh/Chị đang gặp những vấn đề này?
- Mất nhiều thời gian nhập liệu và xử lý từng hợp đồng.
- Phải in ấn, ký tay và luân chuyển hồ sơ giữa nhiều bên.
- Khó kiểm soát nhân sự nào đã ký, chưa ký hoặc cần ký lại.
- Tốn thời gian tổng hợp và đối soát tình trạng hợp đồng.
- Hồ sơ giấy phát sinh nhiều, khó lưu trữ và tra cứu.
- Khó đồng bộ quy trình ký hợp đồng với hệ thống quản trị nhân sự hiện có.
Đây là lúc doanh nghiệp nên chuyển đổi sang quy trình Hợp đồng Lao động điện tử.
VIETTEL vCONTRACT – GIẢI PHÁP KÝ HĐLĐ ĐIỆN TỬ THEO LÔ
Với Viettel vContract, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình ký kết và quản lý HĐLĐ, đặc biệt phù hợp với đơn vị có số lượng hợp đồng lớn.
1. Tạo và phát hành hợp đồng theo lô
Thay vì xử lý từng hợp đồng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị dữ liệu và tạo, phát hành nhiều HĐLĐ theo lô, giúp rút ngắn đáng kể thời gian thao tác.
2. Gửi hàng trăm, hàng nghìn hợp đồng
Khi có nhu cầu ký đồng loạt, doanh nghiệp có thể gửi nhiều hợp đồng đến người lao động theo quy trình được thiết lập trên hệ thống.
Một quy trình – nhiều hợp đồng – dễ dàng kiểm soát.
3. Theo dõi trạng thái ký tập trung
Bộ phận nhân sự có thể theo dõi tình trạng xử lý của từng hợp đồng trên hệ thống:
Đã gửi → Đã xem → Chờ ký → Đã ký → Hoàn tất
Từ đó dễ dàng xác định nhân sự nào đã hoàn thành và trường hợp nào cần tiếp tục nhắc ký hoặc xử lý.
4. Lưu trữ và tra cứu thuận tiện
Sau khi hoàn tất ký kết, hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy.
Nhân sự có thể thuận tiện tìm kiếm và tra cứu hợp đồng theo thông tin được quản lý trên hệ thống.
5. Tối ưu nguồn lực vận hành
Việc số hóa quy trình giúp doanh nghiệp hạn chế các công việc thủ công như in ấn, chuyển phát, thu hồi hồ sơ và nhập liệu nhiều lần.
Qua đó, bộ phận nhân sự có thêm thời gian tập trung vào các hoạt động quản trị nhân sự có giá trị cao hơn.
TỪ QUY TRÌNH THỦ CÔNG ĐẾN QUẢN TRỊ HĐLĐ SỐ
Trước đây:
Soạn hợp đồng → In → Ký → Gửi/nhận → Lưu hồ sơ → Tra cứu thủ công
Với HĐLĐ điện tử:
Tạo hợp đồng → Phát hành theo lô → Ký điện tử → Theo dõi trạng thái → Lưu trữ → Tra cứu
Doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng quy trình quản lý HĐLĐ tập trung, minh bạch và phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.
ĐỐI TƯỢNG NÀO NÊN TRIỂN KHAI?
Giải pháp đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp có hàng trăm/hàng nghìn lao động.
- Doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng và ký HĐLĐ mới.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị hoặc địa điểm làm việc.
- Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình ký và lưu trữ HĐLĐ.
- Doanh nghiệp đang sử dụng HRM/ERP và có nhu cầu tích hợp quy trình hợp đồng điện tử.
LỢI ÍCH CHO DOANH NGHIỆP
Nhanh hơn: Rút ngắn thời gian xử lý số lượng lớn hợp đồng.
Đơn giản hơn: Giảm các bước in ấn, luân chuyển và lưu hồ sơ giấy.
Dễ quản lý hơn: Theo dõi tập trung tình trạng của từng hợp đồng.
Tiết kiệm hơn: Tối ưu chi phí giấy tờ, lưu trữ và nguồn lực vận hành.
Chuyên nghiệp hơn: Xây dựng quy trình quản trị HĐLĐ hiện đại, đồng bộ với hệ thống quản trị nhân sự.
DOANH NGHIỆP ĐANG CÓ HÀNG TRĂM – HÀNG NGHÌN HĐLĐ?
Hãy chuyển từ ký từng hợp đồng sang quản lý và ký HĐLĐ điện tử theo lô cùng Viettel vContract.
Liên hệ ngay: 0369 196 789 để được tư vấn và hướng dẫn quy trình ký Hợp đồng Lao động điện tử theo lô, phù hợp với quy mô và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
VIETTEL vCONTRACT
Nhanh hơn – Đơn giản hơn – Hiệu quả hơn trong quản trị Hợp đồng Lao động điện tử.