Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản không? Đây là một trong những vấn đề doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi chuyển đổi từ quy trình ký kết truyền thống sang môi trường số.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý theo quy định pháp luật khi đáp ứng các yêu cầu liên quan đến việc xác lập, thực hiện, lưu trữ và bảo đảm tính tin cậy của giao dịch.
1. Sử dụng phương tiện điện tử tin cậy
Các bên tham gia giao kết cần sử dụng phương tiện điện tử phù hợp để xác lập và thực hiện hợp đồng.
Hệ thống giao dịch cần có khả năng ghi nhận quá trình ký kết, xác nhận các thao tác của người dùng và hỗ trợ truy xuất thông tin khi cần thiết.
2. Xác định được danh tính của các bên
Một yếu tố quan trọng của hợp đồng điện tử là khả năng xác định và kiểm chứng chủ thể tham gia giao dịch.
Thông tin của bên ký cần được xác thực phù hợp với phương thức giao dịch, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro giả mạo danh tính hoặc tranh chấp về chủ thể ký kết.
Các giải pháp hiện nay có thể kết hợp nhiều phương thức xác thực như eKYC, OTP, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử tùy theo nhu cầu và quy trình của doanh nghiệp.
3. Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu
Nội dung hợp đồng sau khi được xác lập và ký phải được bảo đảm tính toàn vẹn, hạn chế nguy cơ nội dung bị sửa đổi trái phép.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hệ thống có cơ chế kiểm soát phiên bản, ghi nhận lịch sử giao dịch và bảo vệ dữ liệu trong quá trình ký kết, truyền nhận và lưu trữ.
Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh nội dung hợp đồng tại thời điểm giao kết khi phát sinh yêu cầu đối soát hoặc tranh chấp.
4. Có khả năng truy cập và sử dụng nội dung hợp đồng
Hợp đồng điện tử cần được lưu trữ theo phương thức phù hợp để các bên có thể truy cập, tra cứu và sử dụng thông tin khi cần thiết.
Thay vì lưu trữ hồ sơ giấy phân tán, doanh nghiệp có thể xây dựng kho hợp đồng điện tử tập trung, hỗ trợ:
- Tra cứu hợp đồng nhanh chóng.
- Tìm kiếm theo đối tác, thời gian, số hợp đồng hoặc trạng thái.
- Theo dõi lịch sử ký kết.
- Quản lý thời hạn và tình trạng hợp đồng.
- Xuất hoặc sử dụng dữ liệu khi cần đối soát.
5. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin
Đối với những trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc yêu cầu về bảo mật, hệ thống cần có các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu.
Doanh nghiệp nên quan tâm đến các yếu tố như phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập, bảo vệ dữ liệu và khả năng ghi nhận lịch sử thao tác.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng Hợp đồng điện tử?
Việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không chỉ giúp giảm thời gian ký kết mà còn góp phần chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng.
Với giải pháp Hợp đồng điện tử Viettel, doanh nghiệp có thể hỗ trợ:
- Ký hợp đồng điện tử với nhiều bên tham gia.
- Hỗ trợ ký số, ký từ xa theo nhu cầu.
- Xác thực danh tính người ký.
- Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng.
- Lưu trữ hợp đồng tập trung, thuận tiện tra cứu.
- Theo dõi trạng thái và lịch sử ký kết.
- Hỗ trợ kết nối, tích hợp với các hệ thống quản trị doanh nghiệp như ERP, CRM, HRM khi có nhu cầu.
- Từng bước số hóa quy trình từ soạn thảo – gửi ký – ký kết – lưu trữ – tra cứu hợp đồng.
Hợp đồng điện tử – Bước tiến trong quản trị doanh nghiệp số
Trong quá trình chuyển đổi số, hợp đồng điện tử không đơn thuần là thay thế chữ ký trên giấy bằng thao tác ký trên môi trường số. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình giao kết và quản lý hợp đồng có khả năng xác thực, bảo đảm toàn vẹn, lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
Lựa chọn nền tảng phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, rút ngắn thời gian ký kết và nâng cao hiệu quả quản trị hồ sơ.
Bạn đang sử dụng hợp đồng giấy và muốn chuyển sang hợp đồng điện tử?
📞 Liên hệ ngay: 0369 197 789 để được tư vấn giải pháp Hợp đồng điện tử Viettel phù hợp với quy mô và quy trình của doanh nghiệp.